Gentile Utente,
la società Meapforni S.r.l. con sede legale in Via A. Malignani, 1/B – 33074 Fontanafredda (PN) – P.Iva 04749840262, in qualità di titolare del trattamento (di seguito la “Società” o il “Titolare”), è tenuta a fornirLe alcune informazioni riguardanti il trattamento dei dati personali raccolti mediante i canali che la Società ha messo a disposizione di coloro che intendono inviare, secondo quanto previsto dalla procedura di whistleblowing (di seguito, la “Procedura Whistleblowing” o “Procedura“), una segnalazione con la relativa documentazione (di seguito “Segnalazione”) delle violazioni indicate nella Procedura stessa, in attuazione di quanto previsto dal D. Lgs 10 marzo 2023, n. 24 (di seguito il “Decreto”).
Qualora venga effettuata una Segnalazione, la Società per il tramite del Comitato Whistleblowing (di seguito “Gestore delle segnalazioni” o “Gestore”) con riferimento ai seguenti interessati (“Interessati”) già definiti dal Decreto:
raccoglierà e tratterà i dati personali pertinenti e inseriti dal Segnalante (es. tramite i campi di testo libero nel modulo di registrazione) nella Segnalazione, quali ad esempio:
(di seguito congiuntamente anche “Dati personali”).
Le Segnalazioni potranno essere effettuate mediante invio di una lettera raccomandata (come meglio definito dalla Procedura) al Comitato. Nell’ambito della Procedura possono essere effettuate Segnalazioni sia in forma scritta sia in forma orale chiedendo un
incontro con il Comitato o suo componente.
I Dati personali delle Segnalazioni potranno essere trattati, su richiesta del Segnalante, con un incontro diretto con il Gestore delle segnalazioni ovvero mediante gli ulteriori canali esterni previsti dal Decreto.
Le Segnalazioni effettuate oralmente nel corso di un incontro richiesto dal Segnalante, saranno documentate, previo consenso di quest’ultimo, o mediante registrazione su dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto o mediante verbalizzazione.
La Segnalazione non dovrà contenere fatti non rilevanti ai fini della stessa, né categorie particolari di dati personali, di cui all’art. 9 del GDPR (di seguito anche “Categorie particolari di dati”, cioè quelli da cui possono eventualmente desumersi, fra l’altro, l’origine razziale ed etnica, le convinzioni filosofiche e religiose, l’adesione a partiti o sindacati, nonché lo stato di salute la vita sessuale o l’orientamento sessuale), né dati relativi a condanne penale e reati di cui all’art. 10 del GDPR, salvo i casi in cui ciò sia inevitabile e necessario ai fini della Segnalazione stessa.
Fermo quanto sopra, il Titolare con la presente mette a disposizione degli Interessati le informazioni relative al trattamento dei dati personali che li riguardano, riservandosi eventualmente di fornirla nuovamente agli Interessati in un momento successivo alla Segnalazione, al
fine di assicurare l’efficacia della Procedura Whistleblowing e di non compromettere le eventuali indagini avviate dalla Società o dalle Autorità.
Come precisato nel precedente paragrafo 1, la Segnalazione non deve contenere Categorie particolari di dati personali, salvo i casi in cui ciò sia inevitabile e necessario ai fini della Segnalazione stessa. In tal caso, il presupposto di liceità del trattamento di tali dati
personali si fonda sull’art. 9, secondo paragrafo, lett. b) del GDPR relativamente alla finalità sub A, e sull’art. 9, secondo paragrafo, lett. f) del GDPR relativamente alla finalità sub B.
Per quanto riguarda gli eventuali dati relativi a condanne penali e reati la condizione di legittimità è da rinvenirsi in base all’art. 2-octies del D.lgs. 196/2003, come modificato dal D.lgs. 101/2018 e dal Decreto (“Codice Privacy”) – nell’adempimento degli obblighi di legge di
cui al Decreto.
Il trattamento dei Dati personali è improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza, integrità e riservatezza. Il trattamento è effettuato anche attraverso modalità automatizzate atte a memorizzarli, gestirli e trasmetterli. Il trattamento avverrà mediante strumenti
idonei e garantire la sicurezza e la riservatezza mediante l’utilizzo di procedure idonee ad evitare il rischio di perdita, accesso non autorizzato, uso illecito e diffusione. Ciò avviene tramite l’adozione di tecniche di cifratura e l’attuazione di misure di sicurezza tecnico- organizzative definite, valutate ed implementate anche alla luce di una valutazione d’impatto ai sensi dell’art. 35 del GDPR, come ad esempio il camuffamento della voce nella messaggistica vocale.
I Dati personali contenuti nella Segnalazione saranno conservati non oltre 5 anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione. I Dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica Segnalazione non sono
raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.
L’accesso ai Dati personali sarà consentito esclusivamente al Gestore delle segnalazioni nell’ambito del quale è stato autorizzato il personale ai sensi degli artt. 29 GDPR e 2-quaterdecies del Codice Privacy.
Successivamente, nella fase di accertamento della fondatezza della Segnalazione, laddove si renda necessario per esigenze connesse alle attività istruttorie, i Dati personali potranno essere inoltrati nel rispetto del principio di riservatezza al personale appositamente autorizzato. Informazioni più dettagliate del processo di gestione della Segnalazione e i soggetti coinvolti, sono disponibili all’interno della Procedura Whistleblowing.
Inoltre, i Dati personali potranno essere comunicati, ove necessario e ne ricorrano i presupposti, alle pubbliche autorità (iv incluse quelle amministrative, giudiziarie e di pubblica sicurezza).
I Dati personali saranno trattati all’interno dello Spazio Economico Europeo (SEE) e conservati in server ubicati all’interno del medesimo
Ogni Interessato ha il diritto di chiedere alla Società, previa sussistenza dei presupposti di cui al GDPR ed al Codice Privacy:
Diritto di opposizione: oltre ai diritti sopra elencati, l’Interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla Sua situazione particolare, al trattamento dei Dati personali che Lo riguardano da parte della Società per il perseguimento del proprio legittimo interesse, come previsto dall’art. 21 del GDPR.
I predetti diritti potranno essere limitati ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 2-undecies, primo comma lett.f) del Codice Privacy, qualora dall’esercizio degli stessi possa derivare un pregiudizio concreto ed effettivo alla riservatezza dell’identità della persona che segnala violazioni di cui sia venuta a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro o delle funzioni svolte, ai sensi del Decreto.
In tali casi, i diritti dell’Interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante Privacy con le modalità di cui all’articolo 160 del Codice Privacy. In tale ipotesi, il Garante Privacy informa l’Interessato di aver eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, nonché del diritto dell’interessato di proporre ricorso giurisdizionale.
I dati di contatto della Società, quale Titolare del trattamento, sono i seguenti: [email protected].
Per ogni ulteriore informazione in merito al trattamento dei Dati personali e per esercitare i diritti, al di fuori delle ipotesi di cui sopra, potrà contattare la Società ai seguenti indirizzi: [email protected], oppure PEC [email protected] oppure lettera a Meapforni S.r.l.. Via A. Malignani, 1/B – 33074 Fontanafredda (PN) – P.Iva 04749840262.
In tal caso nessuna informazione specifica o indiretta alla propria eventuale qualità di Segnalante (o Interessato) dovrà essere indicata nella comunicazione.
